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Ajoint(e) Administratif(ive) Bilingue / Bilingual Administrative Assistant

Date: Nov 26, 2021

Country: Montreal, Quebec, CA, H4P 1H7

Company: Colas

Ajoint(e) Administratif(ive) Bilingue / Bilingual Administrative Assistant

English to follow below

HEURES DU TRAVAIL :

30-35 heures/semaine, lundi à vendredi 

LOCATION D’EMPLOI:

5500 Ave Royalmount, Suite 335, Montréal (QC)

DESCRIPTION D’EMPLOI:

Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace du bureau de Colas à Montreal. Soutenir la Vice-Présidente Adjointe Comptabilité, le VP Finance et Administration et l’équipe de finance dans leurs tâches administratives.

DÉFIS:

•    Tenir à jour les comptes bancaires de Colas Canada et de ses filiales, les lettres de crédit et autres correspondances bancaires ;
•    Produire des rapports de dépenses et rapprocher les relevés de carte de crédit pour les cadres supérieurs;
•    Créer les documents pour les événements spéciaux et les voyages avec l’agence d’affaires;
•    Gestion de la loge de la compagnie au Centre Bell (jeux et spectacles de hockey - billets, repas, coordination avec l’hôte de la loge, refacturation, etc.);
•    Gérer le courrier (tri, distribution, envoi, etc.);
•    Préparer des horaires hebdomadaires (administration) pour les cadres supérieurs
•    Commander et tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau (cartes professionnelles, enveloppes, café, rafraîchissements)
•    Le dépôt des documents confidentiels 
•    Traduction de documents de temps à autre
•    Réception (répondre aux appels téléphoniques, accueillir les invités, les messagers, etc.)
•    Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la numérisation, etc.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE OBLIGATOIRE :

•    DEC ou BAC en administration
•    De cinq (5) à sept (7) ans d’expérience générale en administration
•    2-3 ans d’expérience de l’assistance au directeur/directrice d’un département ou dans un poste similaire souhaité

COMPÉTENCES :

•    Bilinguisme (oral et écrit) essentiel
•    Souci du détail et précision exceptionnelles 
•    Capacité à travailler de manière autonome et proactive
•    Bonne compréhension des processus bancaires 
•    Compétences efficaces en communication orale et écrite en anglais et en français
•    Excellente maîtrise de Microsoft Office, en particulier d’Excel et de la gestion des calendriers Outlook
•    Démonstration de valeurs solides – loyauté, intégrité, orientation et responsabilité
•    Sens des priorités et organisation du travail – capacité de travailler sous pression et avec des échéances concurrentes 
•    Bonne connaissance et utilisation des logiciels Microsoft Office et Word, Excel et PowerPoint.
•    Capacité et préférence à travailler en équipe, en mettant l’accent sur l’écoute active collaboration, la communication et l’efficacité 

À PROPOS DE NOUS:

 

Faire une différence à Colas en contribuant à bâtir le Canada de demain. Colas Canada Inc., qui fait partie du groupe Colas, est le leader canadien dans la construction et l’entretien d’infrastructures de transport. Qu’il s’agisse de routes, d’aéroports ou de chemins de fer, nous avons tout fait. Nos filiales opèrent d’un océan à l’autre et offrent des produits et services de pavage intégrés verticalement pour garder les Canadiens en mouvement.

Avec des débuts modestes dans l’Est du Canada au début des années 1960, Colas Canada s’est développé pour inclure sept filiales principales employant environ 7000 personnes. Nous travaillons sur les routes, les barrages, les aéroports et bien plus encore. Chez Colas, nous sommes une fière équipe de professionnels engagés à fournir le soutien et l’expertise nécessaires pour continuer à bâtir notre grand pays.
 

 

NOUS OFFRONS:

Des opportunités inégalées d’apprendre : Chez Colas, nous encourageons tous nos employés à atteindre ses objectifs en construisant son propre chemin : en fournissant des outils de formation, de nouveaux programmes d’apprentissage et des initiatives de développement des compétences générales. Travaillez avec des équipes partout au Canada, développez vos compétences dans une variété de projets à l’échelle nationale et profitez des programmes d’apprentissage pour vous aider à faire avancer votre carrière.

Excellents avantages : Profitiez des offres exclusives sur les restaurants, les marchandises, les clubs sportifs, et plus. Soyez récompensé pour votre travail avec l’accès à un large éventail de rabais pour les employés.

Avantages sociaux et régime de retrait: Chez Colas, nous reconnaissons le talent incroyable que chaque personne apporte. Nous croyons que ces grands talents méritent d’être récompensés. Nous offrons un ensemble complet d’avantages sociaux et du retrait, afin que vous puissiez continuer à faire de votre mieux.
 

AVIS IMPORTANT :

Les employés de Colas Canada doivent être entièrement vaccinés au moyen d’une série de vaccins approuvés contre la COVID-19. Les mesures d’adaptation ne seront offertes qu’aux personnes qui ne sont pas vaccinées pour des raisons médicales ou liées à un handicap ou à un motif protégé justifié en vertu de la législation applicable en matière de droits de la personne.

Colas ISS et Colas Canada Inc. interdisent expressément toute forme de harcèlement du travail fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’origine nationale, l’âge, l’information génétique, le handicap ou le statut d’ancien combattant. Toute entrave à la capacité des employés de Colas Canada Inc. d’exercer leurs fonctions peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
 

BILLINGUAL ADMINISTRATIVE ASSISTANT - FINANCE DEPARTMENT

HOURS OF WORK:

30-35 hours/week Monday - Friday

JOB LOCATION

5500 Ave. Royalmount, Suite 355, Montreal (QC)

JOB SUMMARY:

Provides administrative support to ensure efficient operation of the Montreal office. Support the Assistant Vice President – Accounting, the VP Finance & Administration, and the finance team in their administrative tasks. 

DUTIES

•    Maintaining and keeping up to date the bank accounts of Colas Canada and its subsidiaries, letters of credit and other bank correspondence
•    Produce expense reports and reconcile credit card statements for Executives
•    Coordinate documents for special events and trips with corporate agency
•    Management of the corporate box at the Bell Center (hockey games and shows - tickets, meals, coordination with the host of the box, re-billing, etc.)
•    Manage mail (sort, distribute, send, etc.)
•    Filing of confidential documents 
•    Prepare weekly schedules (Administration) for Executives
•    Order and maintain inventory of office supplies (business cards, envelopes, coffee, refreshments, etc.)
•    Translations of documents from time to time
•    Reception (answer phone calls, greet guests, couriers, etc….)
•    Carries out administrative duties such as filing, typing, copying, scanning etc.
 

SKILLS/QUALIFICATIONS

•    Full Bilingualism (oral and written) essential
•    Exceptional attention to detail and accuracy
•    High degree of confidentiality – ability to handle sensitive information with discretion 
•    Ability to learn quickly and work independently with a high degree of autonomy 
•    Strong understanding of banking processes 
•    Effective verbal and written communication skills in English & French
•    Excellent Microsoft Office skills - especially in Excel and in managing outlook calendar’s
•    Demonstration of strong values – loyalty, integrity, focus and accountability
•    Good knowledge and use of Microsoft Office and Word, Excel, PowerPoint software
•    Highly level of organization – ability to work under pressure with competing deadlines
•    Ability and preference to work in a team with a focus on active listening, collaboration, communication, and efficiency
 

WHO WE ARE:

 

Make an impact at Colas by helping build the Canada of tomorrow. Colas Canada Inc., part of the Colas Group, is Canada’s leader in the construction and maintenance of transportation infrastructure. From roads, to airports, to rail, we’ve done it all. Our subsidiaries operate from coast-to-coast, providing vertically integrated paving products and services to keep Canadians moving.

With humble beginnings in Eastern Canada in the early 1960s, Colas Canada has grown to include seven main subsidiaries employing approximately 7,000 people. We work on highways, dams, airports, and much more. At Colas, we’re a proud team of professionals dedicated to providing the support and expertise to continue building our great country.

WHAT WE OFFER:

Unparalleled opportunities to learn and grow:  At Colas, we encourage everyone to reach for their goals by building their own path: providing training tools, new learning programs, and soft skills development initiatives. Work with teams across Canada, expand your skills in a variety of projects nation-wide, and take advantage of learning & development programs to help you further your career. 

Great perks: Discounted gym membership? Check. Exclusive deals on restaurants, merchandise, and travel? Check. Get rewarded for your hard work with access to a wide range of employee discounts.

Benefits and pension plan: At Colas, we recognize the amazing talent each person brings. We believe such great talent deserves to be rewarded. We provide a comprehensive benefits and pension matching package, so you can focus on continuing to do your best. 
 

 

 

IMPORTANT NOTICE

Colas Canada employees are required to be fully vaccinated with an approved COVID-19 vaccine series. Accommodation will only be provided to those who remain unvaccinated due to a medical/disability-related reason or a substantiated Protected Ground under applicable Human Rights legislation.

Colas ISS and Colas Canada Inc. expressly prohibits any form of workplace harassment based on race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, genetic information, disability, or veteran status.  Improper interference with the ability of Colas Canada Inc. employees to perform their job duties may result in discipline up to and including discharge.