MCASPHALT | Rail Coordinator - Coordonnateur(trice) du transport ferroviaire

Job Information

Job Title:    MCASPHALT | Rail Coordinator
Status:    Full-time Permanent Position
Expected Start Date:    As soon as possible
Location:    Okotoks Head Office - 21 Elizabeth Street, Okotoks, AB, T1S 1B5 (in future, moving to Calgary)
Reporting to:    Manager, Logistics

About McAsphalt

McAsphalt is the industry leader in Canada specializing in asphalt products and services. Founded in 1970 by Leo McArthur and John Carrick, the company has since grown to over 500 employees spanning 26 terminals across Canada. McAsphalt offers a wide range of asphalt products, including emulsions, cutbacks, polymer-modified, performance-graded, and roofing, and specialized transportation of those products by rail, land and water. Additionally, McAsphalt provides comprehensive services and technology solutions, encompassing paving, testing, research and development, engineering, and consulting. 

Position Summary

The Rail Coordinator is responsible for managing and coordinating the daily operations of rail transportation activities to ensure efficient, timely, and safe movement of goods. This role serves as a liaison between internal teams, rail carriers, logistics providers, and customers to facilitate shipments, monitor railcar movement, and resolve service issues. The Rail Coordinator ensures compliance with transportation regulations, maintains accurate documentation, and supports continuous improvement initiatives related to rail logistics.

Main Duties and Responsibilities

•    Document all railcar shipments for each plant daily
•    Create new PO for each railcar received
•    Clear waybills in RSI ( External Rail car Tracking Software) with PO added for each shipment
•    Communicate with MCA Supply Department as well as MCA Terminals to coordinate rail car movements to ensure car availability matches supply needs 
•    Keeping track of order changes with the refineries, 
•    Prepare all customs documents for rail shipments from US refineries to plant locations
•    Tracking of all railcar movements for McAsphalt cars as well as Vendor cars to make sure the cars are moving
•    Follow up with railway for any cars that are delayed/ maintenance ordered /service exceptions
•    Coding invoices for CP and CN/ submit for payment
•    Managing Invoice disputes /work with the plant managers to help with demurrage issues
•    Preparing shop requests and documenting for all rail car maintenance when required to most cost-effective location
•    Arranging of MRU (Mobile Repair Units) for rail car maintenance if applicable.
•    Coding and approving all shop repairs and disputes if necessary
•    Communication with Procor for all railcar maintenance related issues that arise
•    Assisting MCA Terminal Managers with respect all rail car movements
•    Obtain rail car movement rates from vendors and determine best value.
•    Setting up patterns in CN/CP shipping /diversions/shop
•    Reporting to manager on rail matters/ rail rates/ movements etc, as required
•    Freight reconciliation and purchase invoices for all US destination loads (trucking)
•    Updating rail car costing and volumes into the plants 
•    Other duties as assigned.

Required Qualifications

•    Experience in logistics, transportation, or rail coordination preferred
•    Strong organizational and communication skills
•    Proficient with transportation management systems and MS Office Suite
•    Ability to work in a fast-paced, detail-oriented environment
•    Knowledge of rail carrier networks, operations, and regulations is an asset
•    Self motivated
•    Innovating thinking skills

The MCA Advantage

SAFETY is not a priority, it's a VALUE at McAsphalt. Priorities can change by the minute; our values are set in stone! All of our employees are living the Goal Zero when it comes to safety.  Not only do we provide you with the right PPE, we train you on all aspects of your job so you go home safe EVERYDAY! We have a full suite of health and dental BENEFITS and we match 100% of your contribution to your PENSION! We are present coast-to-coast in Canada and are part of the Colas Company family worldwide.  We have exponential growth OPPORTUNITIES – just tell us where you want to go. We SUPPORT our employees and their families, in good and bad times, with our Employee Family Assistance Program.  Accessible 24/7!  Free and confidential – counselling for mental health, financial support, legal consultation, and more. We love to have FUN at work and work together to get the job done.

Please visit our website to learn more!
www.mcasphalt.com

At McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees. 

How to Apply

Interested candidates are asked to apply immediately by responding directly to this job posting by sending a copy of your resume and cover letter for this position.

Reference # MCA-2253

Recruiter
Leah McCallum

We thank all applicants for their interest, however, only those applicants selected for interviews will be contacted.

Application Deadline
Position will remain open until a suitable candidate is selected

À propos de McAsphalt

Chef de file de l’industrie au Canada, McAsphalt est spécialisée dans les produits et services liés à l’asphalte. Fondée en 1970 par Leo McArthur et John Carrick, l’entreprise emploie aujourd’hui plus de 500 personnes et compte 26 terminaux à travers le pays. McAsphalt offre une vaste gamme de produits d’asphalte – notamment des émulsions, des bitumes fluidifiés, modifiés aux polymères, classés selon la performance, ainsi que des produits pour la toiture – et assure leur transport spécialisé par rail, par voie terrestre et maritime. L’entreprise propose également une gamme complète de services et de solutions technologiques: pavage, essais, recherche et développement, ingénierie et consultation. 

Résumé du poste

Le ou la coordonnateur(trice) du transport ferroviaire est responsable de la gestion et de la coordination des opérations quotidiennes liées aux activités de transport ferroviaire, afin d’assurer un déplacement efficace, ponctuel et sécuritaire des marchandises. Cette personne agit comme intermédiaire entre les équipes internes, les transporteurs ferroviaires, les fournisseurs de services logistiques et les clients, afin de faciliter les expéditions, de suivre le mouvement des wagons et de résoudre les problèmes de service. Le ou la coordonnateur(trice) veille au respect des réglementations en matière de transport, tient à jour une documentation exacte et soutient les initiatives d’amélioration continue liées à la logistique ferroviaire.

Principales responsabilités

•    Documenter quotidiennement tous les envois de wagons pour chaque usine.
•    Créer un nouveau bon de commande pour chaque wagon reçu.
•    Fermer les connaissements dans RSI (logiciel externe de suivi des wagons) en y ajoutant le bon de commande correspondant à chaque expédition.
•    Communiquer avec le service des approvisionnements de MCA ainsi qu’avec les terminaux MCA afin de coordonner les mouvements de wagons et de s’assurer que la disponibilité des wagons correspond aux besoins en approvisionnement.
•    Assurer le suivi des modifications de commandes avec les raffineries. 
•    Préparer tous les documents douaniers pour les expéditions ferroviaires en provenance des raffineries américaines vers les sites de production.
•    Suivre tous les mouvements de wagons appartenant à McAsphalt ainsi que ceux des fournisseurs, afin de s’assurer que les wagons sont en transit.
•    Effectuer le suivi auprès des compagnies ferroviaires pour les wagons retardés, mis en maintenance ou faisant l’objet d’exceptions de service.
•    Coder les factures du CP et du CN et les soumettre pour paiement.
•    Gérer les différends liés aux factures et collaborer avec les gestionnaires d’usine pour résoudre les problèmes de frais de surestaries.
•    Préparer les demandes d’entretien en atelier et documenter les interventions pour les wagons, en choisissant l’emplacement le plus rentable.
•    Organiser l’intervention d’unités mobiles de réparation (MRU) pour l’entretien des wagons, lorsque nécessaire.
•    Coder et approuver toutes les réparations en atelier ainsi que les différends, au besoin.
•    Communiquer avec Procor pour tout problème lié à l’entretien des wagons.
•    Assister les gestionnaires de terminaux MCA relativement à tous les mouvements de wagons.
•    Obtenir les tarifs de transport ferroviaire auprès des fournisseurs et déterminer la meilleure option en fonction du rapport qualité-prix.
•    Configurer les schémas d’expédition, de déviation et d’entretien dans les systèmes d’expédition du CN et du CP.
•    Produire des rapports à l’intention du gestionnaire sur les questions ferroviaires, les tarifs, les mouvements, etc., au besoin.
•    Effectuer le rapprochement du fret et traiter les factures d’achat pour tous les chargements à destination des États-Unis (transport routier).
•    Mettre à jour les coûts et volumes liés aux wagons dans les données des usines. 
•    Accomplir toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

•    Expérience en logistique, en transport ou en coordination ferroviaire (atout).
•    Solides compétences en organisation et en communication.
•    Maîtrise des systèmes de gestion du transport et de la suite Microsoft Office.
•    Capacité à travailler dans un environnement au rythme rapide et axé sur le souci du détail.
•    Connaissance des réseaux, des opérations et des réglementations des transporteurs ferroviaires (atout).
•    Autonomie et sens de l’initiative.
•    Aptitude à innover et à proposer des solutions.

Pourquoi choisir McAsphalt?

Chez McAsphalt, la SÉCURITÉ n’est pas une priorité : c’est une VALEUR fondamentale. Les priorités peuvent changer d’un instant à l’autre, mais nos valeurs sont inébranlables. Tous nos employés s’engagent à atteindre l’objectif Zéro incident en matière de sécurité. Nous vous fournissons non seulement l’équipement de protection individuelle approprié, mais aussi la formation complète pour que vous puissiez rentrer chez vous en toute sécurité, CHAQUE JOUR. Nous offrons une gamme complète d’AVANTAGES sociaux, incluant les soins de santé et dentaires, ainsi qu’un régime de retraite avec contribution équivalente à 100 % de la part de l’employeur. Présents d’un océan à l’autre au Canada, nous faisons partie du groupe Colas, reconnu mondialement. Nous offrons de nombreuses possibilités d’avancement — dites-nous simplement où vous souhaitez aller! Nous SOUTENONS nos employés et leurs familles dans les bons comme dans les moments plus difficiles grâce à notre Programme d’aide aux employés et à leur famille, accessible 24 h sur 24, 7 jours sur 7, gratuit et confidentiel. Ce programme propose des services de soutien psychologique, d’aide financière, de consultation juridique, et bien plus. Et surtout, nous aimons avoir du PLAISIR au travail — la collaboration et l’esprit d’équipe sont au cœur de notre réussite.

Comment postuler

Nous invitons les personnes intéressées à postuler dès maintenant en répondant directement à cette offre, en joignant leur CV et une lettre de motivation pour le poste.

Référence du poste # MCA-2253

Personne responsible du recrutement
Leah McCallum

Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Date limite pour postuler 
Le poste demeurera affiché jusqu’à ce qu’une personne qualifiée soit retenue.